۵ ترفند افزایش بهره‌وری برای کار کردن هوشمندانه‌تر، نه سخت‌تر در سال ۲۰۲۵
به نقل از فوربس، من ماه نخست سال را به عنوان یک دوره آزمایشی حیاتی در نظر می‌گیرم، زیرا این زمان به من کمک می‌کند تا تغییرات لازم را برای داشتن سالی روان و پربار شناسایی کنم. بیشتر از صرفاً سخت کار کردن، موضوع این است که هوشمندانه کار کنیم و استراتژی‌های مناسب را پیاده‌سازی کنیم تا بتوانیم پیشرفت معناداری در طول سال داشته باشیم و از خستگی مفرط جلوگیری کنیم.
در اینجا پنج ترفند بهره‌وری وجود دارد که برای من و تیمم مؤثر بوده و ممکن است برای شما نیز مفید باشد.
بهینه‌سازی ابزارهایی که دوست دارید
فناوری در زمینه کار هوشمندانه یک تغییر دهنده بازی است. تنها کافی است از ابزاری برای مدیریت پروژه استفاده کنید که برای شما مناسب باشد. به‌عنوان مثال، ما از (Google Sheets) برای پیگیری برنامه‌های خود استفاده می‌کنیم. همچنین از (Monday.com) برای سازماندهی پروژه‌ها، همکاری مؤثر و نظارت بر پیشرفت در وظایف مختلف بهره می‌بریم.
ابزارهای اتوماسیون نیز برای انجام وظایف تکراری مناسب هستند و به شما این امکان را می‌دهند که زمان بیشتری را به کارهای مهم دیگر اختصاص دهید. چه در حال ورود داده‌ها، مدیریت کانال‌های رسانه‌های اجتماعی یا زمان‌بندی ایمیل‌ها باشید، ابزارها و برنامه‌های مختلف می‌توانند جریان کار شما را تسهیل کرده و بهره‌وری‌تان را افزایش دهند.
کار در بازه‌های زمانی
کار کردن به شیوه‌ای هوشمندانه به معنای استفاده از وقفه‌های منظم است تا به ذهن و بدن خود فرصت استراحت بدهید. وقتی که مشغول انجام یک پروژه بزرگ هستم، به مدت ۹۰ دقیقه کار می‌کنم و سپس ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت می‌کنم؛ این کار به من کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنم. تحقیقات نشان داده‌اند که مغز انسان در ۹۰ دقیقه اول کار در بهترین حالت خود قرار دارد و پس از آن نیاز به استراحت دارد.
شما می‌توانید تکنیک‌های دیگری را نیز امتحان کنید، مانند روش پومودورو که در آن پس از ۲۵ دقیقه کار بدون وقفه، ۵ دقیقه استراحت می‌کنید.
همچنین هم‌راستایی کار با سطح انرژی شما می‌تواند به افزایش کارایی کمک کند. به عنوان مثال، اگر فردی سحرخیز هستید، بهتر است کارهای چالش‌برانگیز را در ابتدا انجام دهید. زمانی که انرژی شما در طول روز کاهش می‌یابد، می‌توانید به کارهای ساده‌تر یا روزمره‌ای بپردازید که نیاز به تلاش ذهنی کمتری دارند. با این رویکرد، می‌توانید بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید و از خستگی و فرسودگی جلوگیری کنید.
فضای کار خود را سازماندهی کنید
چه در خانه کار کنید و چه در یک دفتر، یک فضای کار منظم به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید، خلاقیت شما را تحریک می‌کند و استرس را کاهش می‌دهد. برای ایجاد یک محیط کار ایده‌آل، یک مکان آرام پیدا کنید که به شما اجازه دهد بدون حواس‌پرتی کار کنید. داشتن فضای کافی برای ذخیره‌سازی مدارک غیرضروری، کابل‌های شارژ قدیمی، سنجاق‌های اضافی و سایر اقلام غیرضروری، میز کار شما را تمیز و بدون شلوغی نگه می‌دارد.
شاید بخواهید در یک میز تردمیل، صندلی راحت و سایر مبلمان ارگونومیک سرمایه‌گذاری کنید که بسته به نیازها و سلیقه‌های شما باشد. اضافه کردن چند گیاه نیز به بهبود کیفیت هوای داخلی و زیبایی محیط کمک می‌کند. همچنین، افزودن لمسات شخصی مانند اثر هنری مورد علاقه یا عکس خانوادگی می‌تواند انگیزه شما را افزایش دهد.
تعیین مهلت‌های واقع‌گرایانه
مهلت‌های غیرواقعی یکی از منابع اصلی استرس و خستگی شغلی به شمار می‌روند. بنابراین، در ابتدا باید دامنه پروژه را به‌خوبی درک کنید. به پیچیدگی وظایف توجه کرده و چالش‌های احتمالی را شناسایی نمایید. تقسیم پروژه‌ها به وظایف کوچکتر این امکان را به شما می‌دهد که زمان مورد نیاز برای هر وظیفه را تخمین بزنید.
علاوه بر این، تعیین مهلت‌های کوتاه‌تر به شما کمک می‌کند تا پیشرفت خود را به‌راحتی مشاهده کرده و موفقیت‌های خود را جشن بگیرید. به‌طور منظم به مشتریان خود به‌روزرسانی ارسال کنید و هرگونه تأخیر یا تغییرات احتمالی را با آن‌ها در میان بگذارید. با این استراتژی‌ها می‌توانید انتظارات را مدیریت کرده و خروجی‌های باکیفیتی تولید کنید، در حالی که ریسک خستگی شغلی را کاهش می‌دهید.
چندکارگی را کنار بگذارید
چندکارگی ممکن است به شما احساس کنید که کارهای زیادی را انجام می‌دهید، اما در واقع، جابه‌جایی بین وظایف منجر به افزایش زمان تکمیل و خطر بالاتر خطاها می‌شود. برای بهبود کارایی، بهتر است هر کار را به‌طور جداگانه انجام دهید. برای هر فعالیت، مانند پاسخ به ایمیل‌ها، نوشتن مقالات، سازماندهی محیط کار و اتمام پروژه‌های مرتبط، زمان مشخصی تعیین کنید.
استفاده از ویژگی‌های “مزاحم نشوید” نیز به شما کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری داشته باشید و حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهید. برای ترک عادت چندکارگی، از چک کردن گوشی خود بلافاصله پس از بیدار شدن خودداری کنید. به‌جای آن، فهرستی از تمام وظایف خود بر اساس اولویت و فوریت تهیه کنید تا بتوانید زمان خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنید.